Gestión de rutas

La ruta es el informe que rellena el colaborador en cada visita de una oleada: sus bloques, preguntas, respuestas y ponderaciones. Take AI acompaña a la gestora en toda la vida de la ruta: la propone a partir del brief del cliente, la revisa antes de publicarla, la protege mientras dura la oleada y, con los datos de cada oleada, propone cómo hacerla más corta y más clara.

Lo que dicen los datos de hoy

Medido en TakeANet sobre 71 rutas, 1.780 visitas y 3.832 preguntas (tablero de flujo del diseño).

Las rutas crecen cada año, se copian de una oleada a otra y se pueden tocar con visitas en curso. Eso alarga la visita, genera correcciones y, a veces, cambia la nota sin que nadie lo note. El diseño ataca cada etapa de la vida de la ruta.

Qué gana cada parte

Cuatro personas y Take AI. La gestora es siempre quien decide qué entra en la ruta y cuándo se publica; Take AI nunca aplica nada por su cuenta.

Una ruta pasa por dos tramos. Antes de la oleada se prepara, se revisa y se publica. Con la oleada en marcha queda fija, y cualquier cambio se hace en una versión nueva que no toca las visitas ya empezadas.

Tres tipos de resultado en la revisión

Conceptos

Así viaja una ruta desde que llega el brief del cliente hasta que el cliente ve sus resultados. Cada carril es una persona; cada número es un paso y remite a la pantalla que lo muestra.

Paso a paso

Hemos elegido las ocho pantallas que mejor cuentan la funcionalidad. La del colaborador en el móvil está en la sección 7, y el resto de estados (errores, confirmaciones, vacíos) en el anexo. Las de la gestora usan el tema claro de TakeANet; la del cliente, el tema oscuro.

R1

6.1 · Crear la ruta desde el brief

Gestora · escritorio

Una ruta nueva ya no empieza de una copia ni de un esqueleto vacío. Take AI lee lo que ha enviado el cliente y propone la ruta; la gestora quita, cambia y decide cuándo se crea.

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1

Tres pasos. «1 · Subir el brief», «2 · Take AI propone la ruta» y «3 · Revisar y crear». La pantalla muestra el paso 2.

2

«Lo que Take AI ha entendido». Los 5 objetivos del brief, cada uno con la página o el correo del que sale.

3

«Dudas para el cliente (2)». Lo que el brief no aclara, listo para «Copiar en un correo».

4

Origen de cada pregunta. «Probada · 49», «Adaptada del brief · 13» y «Nueva, del brief · 12». Las probadas mantienen respuestas y puntos y se pueden comparar con otros proyectos.

5

Por qué pide foto o comentario. Take AI lo explica: donde en rutas parecidas más se corrige, pide comentario o foto con un criterio concreto.

6

«También preparado». El test previo (6 preguntas), el borrador del manual del colaborador y la opción de guardarlo como esqueleto.

7

Nada se crea hasta aquí. «Crear la ruta y abrir el editor» la crea como borrador; «Nada llega a los colaboradores hasta que publiques la ruta».

R2

6.2 · Editor rápido con vista previa real

Gestora · escritorio

Editar la ruta como una hoja de cálculo y ver, a la vez, la pantalla exacta que tendrá el colaborador. Take AI avisa en la propia fila de lo que puede confundir.

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1

Bloques y ponderaciones. Cada bloque con sus preguntas y su peso; abajo, si suman «Ponderaciones: 100 %».

2

Respuestas tipo. «Sí / No / No procede», «Escala 1–5», «Sí / No» o respuestas propias, aplicadas a varias preguntas a la vez.

3

«Pregunta doble». Take AI avisa cuando una pregunta pide dos cosas: «Separar» o «Ignorar».

4

«Parecida a». La misma pregunta en otro bloque: el colaborador contestaría lo mismo dos veces.

5

«Así lo ve el colaborador». La pantalla real del móvil, con el criterio y el comentario obligatorio, que se actualiza mientras se escribe.

6

Condiciones a la vista. «Solo si P12 = Sí»: las inclusiones y exclusiones se ven en la tabla.

7

Creación en bloque. «Añadir pregunta al bloque», o pegar varias, una por línea.

R3

6.3 · Revisar antes de publicar

Gestora · escritorio

Una revisión que agrupa lo que falla en pocos puntos, cada uno con su arreglo, para no publicar errores que cambien la nota de las visitas.

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1

El resumen arriba. «3 cosas bloquean la publicación · 5 avisos · 2 sugerencias de Take AI» y cuántas preguntas están listas.

2

Por qué bloquea. «Las ponderaciones de los bloques raíz suman 95 %»: una visita perfecta sacaría 95 y la oleada no se compararía con la anterior.

3

El arreglo en un clic. Take AI propone «Repartir 5 % en Despedida» y explica por qué; la gestora también puede «Corregir a mano».

4

Condiciones rotas. Exclusiones que apuntan a preguntas borradas, con la fecha del borrado y «Elegir otra pregunta».

5

Avisos que no impiden publicar. Respuestas escritas de 3 formas, ponderaciones sin uso, puntos negativos pintados en verde. Se pueden ignorar.

6

Sugerencias de Take AI. Preguntas dobles e instrucciones que no se pueden comprobar, con el antes y el después.

7

«Antes de publicar». La lista de 7 comprobaciones, con las que faltan en rojo.

8

Publicar, con el motivo. «Publicar ruta (resuelve 3 bloqueos)» sigue desactivado hasta resolverlos; «Guardar borrador» siempre funciona.

R4

6.4 · Versiones y comparabilidad

Gestora · escritorio

Cambiar la ruta con la oleada en marcha sin tocar las visitas hechas, y saber qué cambios permiten seguir comparando con la oleada anterior.

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1

Lo hecho no cambia. Las 31 visitas hechas y las 4 en curso siguen con la versión 1: mismas preguntas, mismos puntos, misma nota.

2

Historial de versiones. Quién, cuándo, cuántos cambios y a cuántas visitas pendientes se aplicará.

3

Cambios respecto a la versión 1. Añadida, quitada, reformulada, cambio de puntos y movida, agrupados por bloque.

4

«Rompe la comparación». Take AI lo explica con datos: en la oleada anterior el 41 % de las visitas contestó «Parcialmente».

5

La gestora decide. «Mantener como antes (50 pts)» o «Aceptar y marcar en estadísticas»; si acepta, el cliente ve «Puntos cambiados en 4T».

6

«Equivalente». Una reformulación que mide lo mismo se sigue comparando; se puede «Tratar como nueva».

7

«Impacto en el cliente». Lo que verá el cliente al publicar: preguntas sin histórico, avisos de cambio y si los rankings siguen siendo comparables.

8

Publicar la versión 2 para las visitas pendientes, con lo que falta por decidir al lado del botón.

R5

6.5 · Ruta rotativa

Gestora · escritorio

Visitas más cortas sin perder resultados: cada visita responde el núcleo fijo y una parte del resto, y entre todas las visitas de la oleada se cubren todas las preguntas.

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1

Lo que cambia. En el ejemplo, de 148 a 82 preguntas por visita: 58 del núcleo fijo y 90 que rotan, cada una en 12 de 48 nodos. Tiempo estimado: 45 min frente a 80.

2

«Qué responde cada nodo». Cada celda es un nodo; el color dice qué grupo de preguntas rotativas le toca. Cada grupo cae en 3 nodos por zona.

3

Ejemplo de un nodo. Madrid Serrano: 58 del núcleo + 24 rotativas = 82 preguntas, y «Ver la visita como el colaborador».

4

Por qué cada pregunta está donde está. Las que distinguen entre nodos o pesan mucho, en el núcleo, con su dato («Pierde puntos en 31 de 48 nodos»).

5

Cumplimiento. Se quedan aunque siempre salga «sí» (por ejemplo, la garantía, por obligación legal).

6

«Revisar (6)». Lo que Take AI no tiene claro se lo deja a la gestora: «Núcleo» o «Rota».

7

Ajustes. Número de grupos, nodos mínimos por pregunta, rotar también entre oleadas y mantener fijas las preguntas con hallazgos abiertos.

8

«Lo que ve el cliente». Resultados de todas las preguntas; las que rotan se calculan con los nodos donde se preguntaron, y se indica.

R6

6.6 · Mejorar la ruta con datos

Gestora · escritorio

Con los datos de las oleadas anteriores, Take AI propone qué reformular, qué hacer rotar y qué quitar o fusionar. Cada propuesta enseña los datos en los que se basa.

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1

Lo que dicen los datos de la ruta. Casi siempre iguales, siempre «No procede», las que concentran las correcciones, instrucciones no comprobables y las que explican los puntos perdidos.

2

«Cada punto es una pregunta». A la derecha las que separan nodos buenos de malos; arriba las que más puntos quitan.

3

Límites. «Solo se proponen cambios con al menos 2 oleadas de datos. Las preguntas de cumplimiento nunca se quitan.»

4

«Reformular con criterio». Ahora y propuesta, lado a lado. Por ejemplo, «¿La zona se encuentra limpia?» pasa a tener criterio y foto obligatoria.

5

El motivo con datos. «Corregida 226 veces en 3 oleadas» y comentarios de 9 caracteres de media.

6

«Pasar a rotativa». Preguntas con «Sí» en más del 95 % de las visitas, con cuántos nodos respondieron igual.

7

«Quitar o fusionar». Preguntas siempre «No procede» y preguntas que preguntan lo mismo (misma respuesta en 141 de 144 visitas).

8

La gestora aplica. Selecciona y pulsa «Aplicar las seleccionadas a la 4T»; las oleadas cerradas no se tocan. Se puede exportar para el cliente.

R7

6.7 · Test previo que se calibra

Gestora · escritorio

El test previo deja de ser un trámite: Take AI lo genera de la ruta y del manual, detecta las preguntas mal marcadas o demasiado fáciles y cruza los fallos con las correcciones posteriores.

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1

Las reglas del test. 6 preguntas antes de la primera visita de la oleada; hay que acertar 5 de 6 para empezar.

2

De dónde sale cada pregunta. «Del manual» o «De la ruta», con la cita y la página. Se pueden editar, borrar o «Generar otra».

3

Alerta en la tarjeta. «Solo un 6 % acertó en 3T: ver por qué».

4

«Respuesta mal marcada». Casi todos eligieron otra respuesta, que coincide con el manual.

5

«Cambiar respuesta correcta». La gestora decide; al cambiarla se recalculan los resultados de la oleada anterior.

6

«No filtra». Demasiado fácil: quien la acierta y quien no tienen las mismas correcciones.

7

«Avisa de correcciones». Quien falla esta pregunta tiene el doble de correcciones en ese bloque: hay que reforzar esa parte del manual.

8

Resumen de la oleada anterior. Cuántos colaboradores lo hicieron, aciertos y preguntas a revisar.

R9

6.8 · Estadísticas por pregunta

Dirección del cliente · escritorio

Lo que ve el cliente: por dónde empezar a mejorar, cuántas preguntas tiene su ruta y qué ha cambiado, con un aviso en cada pregunta rotativa o modificada.

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1

Ordenar por impacto. «Impacto en la nota» (los puntos que cada pregunta resta) u «Orden de la ruta».

2

Por dónde empezar. «14 preguntas explican el 76 % de los puntos que pierdes».

3

«Tu ruta en 4T». 148 preguntas en la ruta y 82 por visita; resultados de todas en cada oleada.

4

«Qué hemos mejorado». Preguntas con criterio más claro y las que se han quitado, con «Ver los cambios de la ruta».

5

Pregunta que cambió. «Cambió en 4T: sin comparación con 3T» (ver la pregunta P2 de la sección 9).

6

Pregunta rotativa. «Preguntada en 12 de 48 nodos (ruta rotativa)»: el resultado se calcula con esas visitas.

El recorrido de la sección 5 es el caso normal. Estos son los desvíos previstos en el diseño y cómo se resuelve cada uno. Los códigos T16 son los estados del canvas «Take AI — Gestión de rutas» (anexo).

El colaborador en el móvil

El colaborador no ve nada de la preparación, solo el resultado: una ruta más corta, cada pregunta con su criterio y una ayuda para no dejar el informe para el día siguiente (hoy, 433 de 1.780 visitas tardan más de un día en rellenarse).

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R8 · Antes de empezar, una pregunta y rellenar por voz

1

«Tu ruta: 82 preguntas · unos 45 min». Con la rotativa, «Esta visita tiene una parte de las preguntas; otras visitas responden el resto».

2

«Qué fijarte». Las 5 cosas que más pesan en su ruta, propuestas por Take AI.

3

«Criterio». Qué es un «Sí» en cada pregunta: «Nada de polvo, papeles ni manchas a la vista».

4

«Take AI · Falta detalle». Si el comentario es general («Estaba sucio.»), Take AI dice qué falta: «Añadir detalle» o «Está bien así».

5

Nunca bloquea. «Take AI avisa mientras escribes; nunca bloquea «Siguiente».»

6

«Cuenta la visita». Opcional: al salir la cuenta con sus palabras y queda grabada.

7

Revisar lo rellenado. «Take AI ha rellenado 31 de 82 preguntas: revísalas». Nada cuenta hasta que el colaborador lo confirma.

Estas reglas no dependen de una pantalla concreta: se aplican en toda la funcionalidad y son las que conviene comprobar al revisar.

Estas son las decisiones que todavía están abiertas y en las que vuestra experiencia con los clientes es la que manda. Hay espacio para anotar la respuesta.

Lista de comprobación para la revisión

Las pantallas de la funcionalidad están en la página «Gestión de rutas» del canvas de diseño «Take AI · Rediseño de pantallas». Las marcadas con ★ aparecen en este documento.

Todos los estados

El canvas «Take AI — Gestión de rutas» parte las pantallas anteriores en 61 pantallas y estados (T16-01 a T16-99), con su flujo, historias de usuario y reglas.